Menu
Gebouwbeheer gaat verder dan het organiseren van onderhoud en het oplossen van storingen. Als eigenaar, gebruiker of beheerder van vastgoed draagt u een belangrijke verantwoordelijkheid voor de veiligheid, gezondheid en het welzijn van iedereen die zich in het gebouw bevindt. Bij calamiteiten zoals brand, wateroverlast, legionella-uitbraken of ongevallen wordt steeds vaker gekeken of de eigenaar of beheerder aantoonbaar heeft voldaan aan zijn wettelijke zorgplicht. Een goed ingericht beheerproces en een actueel vastgoeddossier zijn daarom essentieel om risico's te beperken en aansprakelijkheid te voorkomen. Deze verantwoordelijkheden worden uitgebreid beschreven in een artikel van Facilitair Journaal waarin ook de visie van Jeffrey Middelbos wordt toegelicht.
Wanneer zich een calamiteit voordoet binnen een gebouw, wordt onderzocht of de eigenaar, gebruiker of beheerder voldoende maatregelen heeft genomen om risico's te voorkomen.
Voorbeelden van calamiteiten zijn:
In veel gevallen blijkt achteraf dat problemen voorkomen hadden kunnen worden door beter onderhoud, toezicht of documentatie.
Een veelvoorkomende misvatting is dat verantwoordelijkheden volledig kunnen worden overgedragen aan een beheerder of externe partij.
In de praktijk blijft de wettelijke verantwoordelijkheid vaak bij de eigenaar van het gebouw liggen. Contractueel kunnen taken worden verdeeld, maar wettelijke aansprakelijkheid blijft in veel situaties bestaan. Daarom is het belangrijk om niet alleen werkzaamheden uit te besteden, maar ook te controleren of deze daadwerkelijk worden uitgevoerd.
Naast specifieke regelgeving geldt voor gebouwen een algemene zorgplicht. Deze houdt in dat eigenaren en gebruikers alle redelijke maatregelen moeten nemen om gevaarlijke situaties te voorkomen of te beëindigen.
Dat betekent onder andere:
Wanneer niet aan deze zorgplicht wordt voldaan, kan sprake zijn van civiele aansprakelijkheid, bestuursrechtelijke handhaving of zelfs strafrechtelijke vervolging.
Veel organisaties denken dat zij voldoende hebben gedaan wanneer inspecties of keuringen zijn uitgevoerd.
In werkelijkheid is meer nodig:
Juist deze onderliggende informatie ontbreekt in de praktijk regelmatig. Daardoor ontstaat bij incidenten discussie over de vraag of een gebouw daadwerkelijk goed is beheerd.
Volgens Jeffrey Middelbos draait goed gebouwbeheer om drie eenvoudige vragen:
Wanneer deze vragen positief kunnen worden beantwoord én onderbouwd kunnen worden met documentatie, is een organisatie al een belangrijke stap verder richting aantoonbare compliance.
Een centraal vastgoeddossier helpt organisaties om grip te houden op:
Door alle informatie centraal vast te leggen ontstaat niet alleen overzicht, maar kan ook worden aangetoond welke maatregelen zijn genomen om risico's te voorkomen.
Via Certus ondersteunt organisaties hierbij met het HUMBLE Vastgoeddossier, waarin alle gebouwinformatie, onderhoudsgegevens en compliance-documentatie centraal worden beheerd.
Veilig gebouwbeheer vraagt om betrokkenheid binnen de organisatie.
Daarom is het verstandig om verantwoordelijkheden duidelijk te beleggen bij bijvoorbeeld:
Deze functies zorgen ervoor dat risico's tijdig worden gesignaleerd, maatregelen worden uitgevoerd en wettelijke verplichtingen worden bewaakt.
Een belangrijk onderdeel van veiligheid is bewustwording.
Gebruikers van gebouwen moeten weten:
Door regelmatig informatie te delen en veiligheid bespreekbaar te maken ontstaat een sterkere veiligheidscultuur binnen organisaties.
Goed gebouwbeheer draait niet alleen om onderhoud, maar vooral om aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving. Door risico's te beheersen, documentatie op orde te houden en verantwoordelijkheden goed te organiseren, kunnen organisaties calamiteiten beter voorkomen én aantonen dat zij alles hebben gedaan wat redelijkerwijs van hen verwacht mocht worden.
Compliance is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook de basis voor veilig, verantwoord en toekomstbestendig vastgoedbeheer.
