Menu
Wet- en regelgeving rondom gebouwen, veiligheid, gezondheid, milieu en vastgoedbeheer wordt steeds complexer. Organisaties moeten niet alleen voldoen aan wettelijke verplichtingen, maar ook aan eisen van verzekeraars, certificerende instellingen, opdrachtgevers, huurders en andere stakeholders. Compliance management helpt organisaties om deze verplichtingen structureel te beheersen en aantoonbaar na te leven. Het gaat daarbij niet alleen om regels en procedures, maar vooral om de manier waarop compliance onderdeel wordt van de dagelijkse bedrijfsvoering. Via Certus ondersteunt organisaties bij het inzichtelijk maken, implementeren en borgen van gebouw compliance, zodat risico's beheersbaar blijven en organisaties aantoonbaar voldoen aan hun verantwoordelijkheden.
Compliance management is het geheel van maatregelen waarmee een organisatie ervoor zorgt dat zij handelt in overeenstemming met:
Binnen vastgoed en gebouwbeheer betekent dit dat organisaties continu inzicht moeten hebben in hun verplichtingen en de mate waarin hieraan wordt voldaan.
Veel organisaties zien compliance als het voldoen aan wettelijke verplichtingen. In de praktijk gaat compliance echter veel verder.
Organisaties krijgen onder andere te maken met eisen vanuit:
Een organisatie kan wettelijk voldoen aan de minimale eisen, maar toch niet voldoen aan aanvullende eisen van verzekeraars of opdrachtgevers.
Een goed ingericht compliance managementsysteem helpt organisaties om:
Daarnaast ontstaat meer grip op processen, verantwoordelijkheden en besluitvorming.
Compliance speelt een steeds grotere rol binnen internationale managementsystemen.
Onder andere binnen:
ISO 9001
en
ISO 14001
wordt van organisaties verwacht dat zij inzicht hebben in relevante wet- en regelgeving en aantoonbaar kunnen maken hoe zij hieraan voldoen.
Compliance is daarmee een integraal onderdeel geworden van kwaliteits- en milieumanagement.
Om organisaties te ondersteunen bij het organiseren van compliance is de norm:
ISO 19600
ontwikkeld.
Deze richtlijn beschrijft hoe organisaties compliance kunnen integreren in hun dagelijkse bedrijfsvoering.
De norm richt zich niet uitsluitend op regels, maar vooral op:
Een belangrijk uitgangspunt binnen compliance management is dat compliance niet uitsluitend bestaat uit documenten, procedures en registraties.
Compliance wordt uiteindelijk uitgevoerd door mensen.
Daarom is aandacht nodig voor:
Een organisatie kan nog zoveel procedures hebben opgesteld; als medewerkers deze niet begrijpen of naleven, blijft compliance een risico.
Leidinggevenden spelen een cruciale rol binnen compliance management.
Zij bepalen in belangrijke mate:
Wanneer management zichtbaar betrokken is bij compliance ontstaat een cultuur waarin veilig en verantwoord handelen vanzelfsprekend wordt.
Een effectief compliance managementsysteem maakt duidelijk:
Belangrijke rollen kunnen zijn:
Verantwoordelijk voor beleid, middelen en sturing.
Verantwoordelijk voor implementatie en naleving binnen de organisatie.
Verantwoordelijk voor het naleven van procedures en afspraken.
Verantwoordelijk voor toezicht, monitoring, advisering en rapportage.
Moderne compliance managementsystemen besteden veel aandacht aan zogenaamde "soft controls".
Dit zijn factoren die gedrag beïnvloeden, zoals:
Juist deze factoren bepalen vaak of regels daadwerkelijk worden nageleefd.
Binnen vastgoed en gebouwbeheer omvat compliance onder andere:
Deze onderwerpen vragen om een gestructureerde aanpak waarbij verplichtingen continu worden bewaakt.
Veel organisaties beschikken over voldoende kennis van hun verplichtingen, maar missen een systeem om deze structureel te beheren.
Een effectief compliance managementproces bestaat uit:
Welke verplichtingen zijn van toepassing?
Welke risico's zijn aanwezig?
Welke maatregelen zijn nodig?
Worden maatregelen uitgevoerd?
Blijft de organisatie aantoonbaar compliant?
Via Certus ondersteunt organisaties bij het borgen van compliance met behulp van een digitaal Vastgoeddossier.
Hierin kunnen onder andere worden vastgelegd:
Hierdoor ontstaat continu inzicht in de compliance-status van gebouwen en locaties.
Via Certus ondersteunt organisaties onder andere bij:
Wij helpen organisaties om compliance niet als verplichting te zien, maar als onderdeel van professioneel en toekomstgericht ondernemen.
Een goed ingericht compliance managementsysteem zorgt ervoor dat organisaties niet alleen voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook grip krijgen op risico's, verantwoordelijkheden en processen. Hierdoor ontstaat een organisatie waarin compliance onderdeel is van de dagelijkse bedrijfsvoering en waarin veiligheid, kwaliteit en betrouwbaarheid structureel zijn geborgd.
Compliance is niet het afvinken van regels. Compliance is het aantoonbaar organiseren van verantwoordelijkheden, zodat organisaties vandaag én in de toekomst in control blijven.
