Menu
Categorie:
Wet- en regelgeving & compliance
Datum:
07
-
11
-
2019

Compliance register: overzicht in verplichtingen en acties

Wet- en regelgeving op het gebied van veiligheid, gezondheid, milieu en vastgoed verandert voortdurend. Voor veel organisaties is het een uitdaging om overzicht te houden op alle verplichtingen, inspecties, vergunningen, keuringen en onderhoudsactiviteiten. Het aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving vraagt niet alleen om kennis van de regels, maar vooral om een gestructureerde manier van beheren, monitoren en borgen. Het Compliance Register van Via Certus biedt organisaties één centrale omgeving waarin alle relevante wet- en regelgeving, verplichtingen, acties en bewijsstukken samenkomen. Hierdoor ontstaat continu inzicht in de compliance status van gebouwen, locaties en bedrijfsactiviteiten.

Wat is het Compliance Register?

Het Compliance Register van Via Certus ondersteunt organisaties bij het aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van:

  • Veiligheid;
  • Gezondheid;
  • Arbeidsomstandigheden;
  • Milieu;
  • Vastgoedbeheer;
  • Gebouwveiligheid;
  • Compliance management.

Het register biedt inzicht in welke wettelijke verplichtingen van toepassing zijn op uw organisatie en helpt deze structureel te beheren en te borgen.

Waarom een Compliance Register?

Veel organisaties werken met losse documenten, Excel-bestanden, keuringsrapporten en onderhoudsplanningen.

Hierdoor ontstaan risico's zoals:

  • Verlopen certificaten;
  • Gemiste inspecties;
  • Onvolledige dossiers;
  • Onduidelijke verantwoordelijkheden;
  • Verhoogde aansprakelijkheid;
  • Problemen tijdens audits.

Het Compliance Register brengt alle informatie samen in één overzichtelijke omgeving.

Aantoonbaar compliant

Niet alleen voldoen aan wet- en regelgeving is belangrijk.

Steeds vaker moet een organisatie ook kunnen aantonen dat zij voldoet.

Denk hierbij aan:

  • Audits;
  • Certificeringen;
  • Verzekeraars;
  • Gemeenten;
  • Omgevingsdiensten;
  • Arbeidsinspectie;
  • Klanten en opdrachtgevers.

Het Compliance Register ondersteunt organisaties bij het aantoonbaar compliant zijn én blijven.

Ondersteuning voor ISO 14001 en ISO 45001

Het systeem ondersteunt organisaties bij het voldoen aan de eisen van onder andere:

  • ISO 14001 (Milieumanagement);
  • ISO 45001 (Arbeidsveiligheid en gezondheid);
  • VCA;
  • Veiligheidsmanagementsystemen;
  • Interne compliance programma's.

Hierdoor wordt het beheer van wettelijke verplichtingen eenvoudiger en overzichtelijker.

Dashboard met realtime inzicht

Via een overzichtelijk dashboard krijgt u direct inzicht in de actuele status van uw organisatie.

U ziet onder andere:

  • Compliance status;
  • Openstaande acties;
  • Afgeronde acties;
  • Verlopen verplichtingen;
  • Lopende taken;
  • Mutaties in wet- en regelgeving;
  • Prioriteiten voor opvolging.

Hierdoor kan direct worden gestuurd op risico's en verbeteringen.

Alles in één oogopslag

Het dashboard geeft inzicht in:

Actualiteit van registers

Welke onderdelen actueel zijn en welke aandacht vragen.

Openstaande taken

Welke acties nog uitgevoerd moeten worden.

Behaalde taken

Welke verplichtingen reeds zijn afgerond.

Te borgen verplichtingen

Welke wettelijke eisen nog moeten worden geïmplementeerd.

Wijzigingen in wetgeving

Nieuwe ontwikkelingen die relevant zijn voor uw organisatie.

Compliance status

Inzicht per:

  • Gebouw;
  • Locatie;
  • Bedrijfsactiviteit;
  • Organisatieonderdeel.

Registers

Het register helpt organisaties bepalen welke wet- en regelgeving daadwerkelijk relevant is.

Hierdoor ontstaat:

  • Geen overbodige informatie;
  • Geen onnodige documenten;
  • Alleen relevante verplichtingen.

Met één klik wordt complexe wetgeving vertaald naar begrijpelijke taal en praktische verplichtingen.

Waarborging

Compliance draait niet alleen om weten wat verplicht is.

Het gaat vooral om aantonen dat u voldoet.

Binnen de waarborgingsmodule kunnen organisaties:

  • Bewijsstukken vastleggen;
  • Rapportages uploaden;
  • Certificaten beheren;
  • Inspecties registreren;
  • Onderhoud documenteren;
  • Compliance aantoonbaar maken.

Hierdoor ontstaat een compleet auditdossier.

Takenmanagement

Wetgeving brengt vaak terugkerende verplichtingen met zich mee.

Denk aan:

  • Keuringen;
  • Onderhoud;
  • Controles;
  • Evaluaties;
  • Opleidingen;
  • Herinspecties.

Het Compliance Register maakt het mogelijk om:

  • Taken toe te wijzen;
  • Verantwoordelijkheden vast te leggen;
  • Herinneringen te ontvangen;
  • Voortgang te monitoren.

Betrouwbare juridische bron

Het register bevat actuele wet- en regelgeving op het gebied van:

  • Arbeidsomstandigheden;
  • Veiligheid;
  • Milieu;
  • Vastgoed;
  • Gebouwbeheer.

Daarnaast worden ontwikkelingen in wetgeving bijgehouden zodat organisaties tijdig kunnen anticiperen op veranderingen.

Bedrijfsspecifieke documenten

Naast wettelijke verplichtingen kunnen ook bedrijfsspecifieke documenten worden toegevoegd.

Bijvoorbeeld:

  • Vergunningen;
  • Inspectierapporten;
  • Onderhoudscontracten;
  • Certificaten;
  • Tekeningen;
  • Interne procedures.

Deze documenten worden gekoppeld aan de relevante wettelijke verplichtingen.

Samenwerken binnen één omgeving

Het systeem ondersteunt verschillende gebruikersrollen.

Hierdoor kunnen:

  • Directie;
  • Compliance officers;
  • Preventiemedewerkers;
  • Gebouwbeheerders;
  • Facilitair managers;
  • Adviseurs

gezamenlijk werken aan compliance.

Het aantal gebruikers is onbeperkt.

Altijd en overal beschikbaar

Het Compliance Register is:

  • Online beschikbaar;
  • 24/7 toegankelijk;
  • Veilig opgeslagen;
  • Continu bijgewerkt;
  • Geschikt voor meerdere locaties.

Hierdoor beschikt iedere gebruiker altijd over actuele informatie.

Voor wie is het register geschikt?

Het Compliance Register is onder andere geschikt voor:

  • Vastgoedeigenaren;
  • Vastgoedbeheerders;
  • Facility managers;
  • Industrie;
  • Logistieke bedrijven;
  • Onderwijsinstellingen;
  • Zorginstellingen;
  • Retailorganisaties;
  • Overheden;
  • Evenementenlocaties.

Hoe Via Certus ondersteunt

Via Certus ondersteunt organisaties bij:

  • Inventarisatie van verplichtingen;
  • Inrichting van het Compliance Register;
  • Compliance management;
  • Vastgoeddossiers;
  • Audits;
  • ISO-certificeringen;
  • Risicoanalyses;
  • Preventiemedewerker ondersteuning;
  • Compliance officer ondersteuning.

Wij zorgen ervoor dat wet- en regelgeving wordt vertaald naar praktische en beheersbare processen.

Het resultaat

Met het Compliance Register beschikt uw organisatie over één centrale omgeving waarin alle relevante wet- en regelgeving, verplichtingen, documenten en acties samenkomen. Hierdoor ontstaat continu inzicht in de compliance status van gebouwen, locaties en bedrijfsactiviteiten, terwijl risico's worden beperkt en audits eenvoudiger verlopen.

Compliance begint met inzicht. Het Compliance Register van Via Certus zorgt ervoor dat u niet alleen voldoet aan wet- en regelgeving, maar dit ook aantoonbaar kunt maken.

Meer artikelen