Menu
Contractbeheer wordt binnen veel organisaties onderschat. Onderhoudscontracten, serviceovereenkomsten en leveranciersafspraken worden vaak afgesloten, maar vervolgens jarenlang niet meer kritisch beoordeeld. Hierdoor ontstaan onnodige kosten, ongewenste contractverlengingen, dubbele afspraken of leveranciers die niet langer aansluiten bij de behoeften van de organisatie. Door contracten actief te beheren ontstaat niet alleen financieel voordeel, maar ook meer grip op kwaliteit, compliance, veiligheid en de continuïteit van gebouwbeheer. Professioneel contractbeheer zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen, kosten beheersbaar blijven en verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgelegd.
Vrijwel iedere organisatie heeft te maken met een groot aantal contracten voor onderhoud, inspecties, keuringen en facilitaire dienstverlening. Zonder goed overzicht ontstaat het risico dat belangrijke afspraken uit beeld raken.
Veel voorkomende problemen zijn:
Periodieke beoordeling van contracten helpt om deze risico's te voorkomen.
Contractbeheer draait niet alleen om administratie. Het biedt inzicht in prestaties, kosten en verplichtingen.
Door contracten regelmatig te evalueren ontstaat inzicht in:
Hierdoor kunnen organisaties beter sturen op kwaliteit en kostenbeheersing.
Bij fusies, verhuizingen, groei of reorganisaties verandert vaak ook de behoefte aan dienstverlening.
Hierdoor kunnen situaties ontstaan waarbij:
Een contractscan brengt deze situaties in beeld en voorkomt onnodige uitgaven.
Goed contractbeheer stopt niet bij het ondertekenen van een overeenkomst. Ook de uitvoering moet worden bewaakt.
Belangrijke aandachtspunten zijn:
Hierdoor wordt voorkomen dat werkzaamheden dubbel worden uitgevoerd of onterecht worden gefactureerd.
Een professionele Service Desk zorgt voor een efficiënte afhandeling van storingen, meldingen en onderhoudsvragen.
Gebruikers kunnen hier terecht voor:
Alle meldingen worden geregistreerd, opgevolgd en bewaakt volgens de gemaakte contractafspraken.
Door alle meldingen centraal vast te leggen ontstaat waardevolle managementinformatie.
Hierdoor wordt inzicht verkregen in:
Deze informatie helpt bij het nemen van onderbouwde beslissingen over onderhoud en investeringen.
Contractbeheer speelt ook een belangrijke rol bij het voldoen aan wet- en regelgeving.
Denk hierbij aan:
Door contracten en werkzaamheden goed te bewaken kunnen organisaties aantoonbaar voldoen aan hun zorgplicht.
Een goed ingericht contractbeheerproces draagt bij aan:
Hierdoor ontstaat meer controle over zowel vastgoed als facilitaire processen.
Via Certus ondersteunt organisaties bij contractbeheer, leveranciersmanagement en facilitaire dienstverlening.
Wij ondersteunen onder andere met:
Het resultaat is een helder overzicht van contracten, verplichtingen, kosten en verantwoordelijkheden, zodat uw organisatie aantoonbaar grip houdt op gebouwbeheer, veiligheid en continuïteit.
