Menu
Een gebouw kent steeds meer verplichtingen.
Brandveiligheid, elektrische installaties, drinkwater, legionella, klimaatinstallaties, onderhoud, inspecties, verzekeraarseisen en certificeringen: voor vrijwel ieder onderdeel gelden eigen aandachtspunten, termijnen en verantwoordelijkheden.
De informatie is er vaak wel.
Een inspectierapport bij de installateur. Een certificaat in de mailbox. Tekeningen op de server. Een Excelbestand met onderhoud. Een contract bij de financiële administratie. En de ervaren technisch beheerder weet uit zijn hoofd wat volgend jaar vervangen moet worden.
Maar heeft u ook werkelijk grip op het geheel?
Via Certus helpt organisaties om die versnippering om te zetten in één beheersbaar proces. Daarbij maken wij gebruik van het vastgoedbeheerplatform HUMBLE.
Niet als doel op zich, maar als digitaal fundament voor onze dienstverlening.
Goed technisch beheer begint niet met een onderhoudscontract of inspectie.
Het begint met weten wat u beheert.
Welke gebouwen zijn er? Welke ruimten? Welke technische installaties? Welke assets? Welke veiligheidsvoorzieningen? En welke verantwoordelijkheden horen daarbij?
Via Certus brengt deze structuur samen met de klant in kaart.
Denk bijvoorbeeld aan:
Deze informatie leggen we gestructureerd vast in HUMBLE.
Daarmee ontstaat één digitale werkelijkheid van uw vastgoed.
Weten dat een installatie aanwezig is, is pas het begin.
De volgende vragen zijn veel belangrijker:
Wat moet eraan gebeuren?
Wanneer moet dat gebeuren?
Waarom moet dat gebeuren?
Wie is verantwoordelijk?
En kunnen we achteraf aantonen dat het daadwerkelijk is gebeurd?
Daar komt de combinatie van Via Certus en HUMBLE tot zijn recht.
Wij koppelen aan gebouwen en installaties de relevante onderhouds-, inspectie- en complianceverplichtingen.
Daarbij maken we onderscheid tussen bijvoorbeeld:
Zo ontstaat niet alleen een assetregister, maar een compliance- en beheerstructuur.
Dit is een belangrijk verschil in onze werkwijze.
Een inspectie uitvoeren en het rapport vervolgens digitaal opslaan, betekent nog niet dat een risico wordt beheerst.
Stel dat tijdens een inspectie vijf afwijkingen worden vastgesteld.
Dan willen wij weten:
Welke afwijkingen zijn kritiek?
Wie gaat ze oplossen?
Wanneer moet dat gebeuren?
Is hiervoor een leverancier aangestuurd?
Is het herstel uitgevoerd?
En is gecontroleerd dat de afwijking daadwerkelijk is opgelost?
Via Certus gebruikt HUMBLE daarom niet als digitale archiefkast.
Een constatering moet leiden tot een actie. Een actie krijgt een verantwoordelijke. En waar nodig bewaken wij de opvolging.
Van constatering naar oplossing en van oplossing naar aantoonbare borging.
Veel organisaties behandelen compliance nog als een afzonderlijk onderwerp.
Wij zien dat anders.
Wanneer een keerklep jaarlijks moet worden gecontroleerd, een certificaat verloopt, een brandveiligheidsvoorziening onderhoud nodig heeft of een verzekeraar een inspectie verlangt, is dat uiteindelijk gewoon een beheertaak.
Daarom brengen we compliance en technisch beheer bij elkaar.
In HUMBLE kunnen verplichtingen worden gekoppeld aan de betreffende locatie, installatie of asset.
Hierdoor ontstaat inzicht in:
Daarmee wordt compliance geen jaarlijkse zoektocht naar documenten, maar onderdeel van het dagelijkse beheer.
Hetzelfde geldt voor onderhoud.
Via een MJOP en de aanwezige assetinformatie ontstaat inzicht in werkzaamheden en investeringen voor de komende jaren.
Dat maakt het mogelijk om onderhoud, vervanging, risico's en budgetten beter tegen elkaar af te wegen.
HUMBLE ontwikkelt hierin steeds verder, bijvoorbeeld met mogelijkheden om verschillende momenten binnen een MJOP vast te leggen en met elkaar te vergelijken.
Voor Via Certus is vooral interessant wat we vervolgens met die informatie kunnen doen.
Niet alleen zien dát kosten veranderen, maar samen met de klant bepalen waarom, welke risico's daarmee samenhangen en welke beslissing verstandig is.
Een ander praktisch probleem herkennen veel organisaties:
"Waar staat het laatste rapport?"
In het digitale vastgoeddossier koppelen we informatie zoveel mogelijk aan de locatie, installatie of asset waarop deze betrekking heeft.
Denk aan:
Daardoor hoeft iemand niet te weten in welke map een document ooit is opgeslagen.
De informatie bevindt zich daar waar deze logisch thuishoort.
Via Certus voert zelf verschillende controles en inventarisaties uit en werkt daarnaast met gespecialiseerde partners.
Door inspectiegegevens digitaal te verwerken, kunnen constateringen direct onderdeel worden van het beheerproces.
Een afwijking hoeft dan niet eerst vanuit een PDF opnieuw in een actielijst te worden overgenomen.
Waar mogelijk ontstaat één doorgaande lijn:
inspecteren → constateren → actie aanmaken → uitvoeren → controleren → afsluiten.
Dat bespaart administratief werk, maar is vooral belangrijk voor de aantoonbaarheid.
Technisch beheer wordt bovendien steeds minder afhankelijk van periodieke momentopnamen.
Sensoren en IoT-data maken het mogelijk om installaties continu te volgen.
Een mooi voorbeeld is drinkwaterbeheer.
In plaats van eenmaal per maand een temperatuur te meten, kan temperatuur continu worden gemonitord. Daardoor zien we niet alleen óf koud water boven 25 °C komt, maar ook wanneer, hoe vaak en hoe lang.
Ook gebruiksdata kan helpen om te bepalen of bepaalde leidingdelen voldoende worden ververst en waar aanvullende beheersmaatregelen nodig zijn.
Hetzelfde principe kan worden toegepast op bijvoorbeeld:
De waarde zit daarbij niet in zoveel mogelijk data verzamelen.
De waarde ontstaat wanneer data leidt tot een betere beslissing of concrete actie.
Een technisch beheerder heeft andere informatie nodig dan een bestuurder.
De beheerder wil weten welke actie morgen moet worden uitgevoerd.
Een facilitair manager wil weten waar achterstanden ontstaan.
Een financieel verantwoordelijke wil weten welke investeringen eraan komen.
En een bestuurder wil vooral weten:
Zijn onze belangrijkste risico's beheerst en zijn we aantoonbaar in control?
Door technische informatie, onderhoud, inspecties en compliance gestructureerd vast te leggen, kunnen we dezelfde onderliggende data op verschillende niveaus gebruiken.
Daarmee krijgt ook directie of bestuur veel beter inzicht zonder alle technische details te hoeven kennen.
In veel organisaties zit opvallend veel gebouwkennis in de hoofden van enkele medewerkers.
Zolang die mensen aanwezig zijn, lijkt dat prima te functioneren.
Maar wat gebeurt er wanneer een technisch beheerder vertrekt, langdurig uitvalt of met pensioen gaat?
Met hem of haar kan jaren aan historische kennis verdwijnen.
Door informatie, beslissingen, inspecties, wijzigingen en onderhoud structureel vast te leggen, wordt kennis eigendom van de organisatie in plaats van van één persoon.
Dat is een vaak onderschat onderdeel van professioneel vastgoedbeheer.
Dat is uiteindelijk de essentie van onze samenwerking met HUMBLE.
HUMBLE biedt ons een krachtig platform voor gebouwen, assets, onderhoud, inspecties, compliance, documenten en data.
Via Certus voegt daar de inhoudelijke en organisatorische laag aan toe.
Wij helpen bepalen:
Wat moet erin?
Wat is voor uw organisatie relevant?
Welke verplichtingen gelden?
Welke risico's verdienen prioriteit?
Welke specialist moet worden ingeschakeld?
Welke acties volgen uit een inspectie?
En is het uiteindelijk ook daadwerkelijk opgelost?
Waar specialistische werkzaamheden nodig zijn, werken we samen met de betreffende installateur, inspecteur of andere deskundige.
Wij hoeven niet alles zelf uit te voeren.
Onze toegevoegde waarde zit juist in het overzicht, de onafhankelijkheid, de coördinatie en de borging.
Die aanpak hoeft niet alleen interessant te zijn voor grote vastgoedorganisaties.
Ook bij één gebouw kan al sprake zijn van tientallen technische installaties, inspecties, certificaten en onderhoudsverplichtingen.
De structuur kan vervolgens meegroeien.
Van één locatie naar meerdere vestigingen.
Van enkele installaties naar volledig assetmanagement.
Van documentbeheer naar compliance.
Van periodieke controles naar sensordata.
Van reactief onderhoud naar een MJOP en uiteindelijk voorspellend beheer.
We hoeven niet alles op dag één te organiseren.
We beginnen waar voor uw organisatie de meeste waarde ontstaat.
Uiteindelijk moet een digitaal vastgoedplatform niet leiden tot nóg meer administratie.
Het moet ervoor zorgen dat u minder hoeft te zoeken, minder hoeft te onthouden en minder achter acties aan hoeft te lopen.
Daarom zien wij HUMBLE niet als een softwarepakket dat we aan onze klanten aanbieden.
Wij gebruiken het als digitaal fundament om onze dienstverlening beter, transparanter en aantoonbaarder te maken.
Met uiteindelijk een heel eenvoudig doel:
weten wat u heeft, weten wat u moet doen en kunnen aantonen dat het gebeurt.
Dat is voor Via Certus aantoonbaar in control zijn.
Focus op zekerheid.
