Menu
Een tandartspraktijk lijkt op het eerste gezicht misschien geen bijzonder complex gebouw. Achter de schermen bevindt zich echter een behoorlijke hoeveelheid techniek.
Behandelunits, röntgenapparatuur, sterilisatoren, compressoren, afzuiging, elektrische installaties, brandveiligheidsvoorzieningen, klimaatinstallaties, beveiliging en drinkwater zijn allemaal noodzakelijk om de praktijk veilig en betrouwbaar te laten functioneren.
En vrijwel ieder onderdeel heeft zijn eigen onderhoud, controles, documentatie, richtlijnen of wettelijke verplichtingen.
De leverancier onderhoudt de behandelstoel. De installateur kijkt naar de cv-installatie. Een andere partij controleert de brandmeldinstallatie en weer iemand anders test de medische apparatuur.
Maar wie kijkt naar het geheel?
Dat is een vraag die iedere praktijkhouder zichzelf zou moeten stellen.
Als zorgaanbieder ligt de primaire aandacht vanzelfsprekend bij goede en veilige patiëntenzorg. Maar daarvoor moet ook de omgeving waarin die zorg wordt geleverd veilig en betrouwbaar functioneren.
Denk alleen al aan:
Niet iedere praktijk beschikt over al deze installaties en niet voor ieder onderdeel geldt dezelfde wettelijke verplichting of keuringsfrequentie.
Daarom begint goed beheer met inventariseren.
Een tandartspraktijk gebruikt relatief veel elektrisch aangedreven apparatuur.
Naast de algemene elektrische gebouwinstallatie zijn er behandelunits, computers, sterilisatieapparatuur, compressoren, medische apparatuur en allerlei kleinere elektrische arbeidsmiddelen.
Vanuit de Arbowetgeving moet een werkgever zorgen voor een veilige werkomgeving en veilige arbeidsmiddelen.
Normen zoals NEN 3140 worden veel gebruikt om invulling te geven aan veilige bedrijfsvoering van laagspanningsinstallaties.
Daarnaast kan een verzekeraar aanvullende eisen stellen, bijvoorbeeld een SCIOS Scope 8- of Scope 10-inspectie.
Belangrijk is daarom niet simpelweg de vraag: hebben wij een NEN 3140-keuring?
De vraag moet zijn:
Welke elektrische risico's hebben wij, welke verplichtingen zijn daarop van toepassing en hoe tonen we aan dat deze worden beheerst?
Een tandartspraktijk beschikt daarnaast over apparatuur die als medisch hulpmiddel wordt aangemerkt.
De zorgaanbieder heeft een verantwoordelijkheid voor de veilige toepassing van medische technologie. Bij aanschaf moet onder andere worden nagegaan of het hulpmiddel aan de toepasselijke Europese productwetgeving voldoet.
Daar stopt de verantwoordelijkheid niet.
Ook gedurende de gebruiksperiode moeten onderhoud, correcte toepassing, eventuele storingen en relevante documentatie worden beheerst.
Daarbij zijn de voorschriften van de fabrikant belangrijk.
Denk bijvoorbeeld aan:
Een onderhoudssticker alleen vertelt dus niet het hele verhaal. Ook moet duidelijk zijn welke apparatuur aanwezig is, welke onderhoudsafspraken gelden en of het onderhoud daadwerkelijk tijdig wordt uitgevoerd.
Röntgenapparatuur verdient bijzondere aandacht omdat hierbij ioniserende straling wordt toegepast.
Daarvoor gelden specifieke regels op het gebied van stralingsbescherming.
Afhankelijk van de toepassing moet een praktijk over de juiste registratie of vergunning beschikken. Ook moeten deskundigheid en verantwoordelijkheden rondom stralingsbescherming zijn geregeld.
Daarnaast moet röntgenapparatuur periodiek op de juiste werking worden gecontroleerd.
Daarmee is röntgenapparatuur een goed voorbeeld van een installatie waarbij niet alleen technisch onderhoud, maar ook autorisatie, deskundigheid en documentatie moeten worden beheerd.
Autoclaven en thermodesinfectoren zijn essentieel voor infectiepreventie.
Daarbij gaat het niet uitsluitend om de vraag of het apparaat technisch werkt.
De praktijk moet grip hebben op het gehele proces rondom reinigen, desinfecteren en steriliseren van instrumentarium.
Denk aan:
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd heeft bij mondzorgpraktijken specifiek aandacht voor het monitoren van thermodesinfectie- en sterilisatieprocessen.
Zonder perslucht en afzuiging kan een moderne behandelkamer nauwelijks functioneren.
Toch verdwijnen deze installaties gemakkelijk naar de achtergrond omdat ze vaak in een technische ruimte staan.
Goed beheer vraagt aandacht voor onder andere:
Een storing kan immers direct invloed hebben op de continuïteit van de praktijk.
Ook een tandartspraktijk moet voldoen aan de brandveiligheidseisen die voor het gebouw en het gebruik gelden.
Afhankelijk van de situatie kunnen onder andere aanwezig zijn:
Niet iedere tandartspraktijk is verplicht een gecertificeerde brandmeldinstallatie te hebben. Dat is afhankelijk van onder andere gebruik, omvang en gebouwkenmerken.
Daarom moet eerst worden vastgesteld welke voorzieningen voor de betreffende praktijk vereist zijn.
Vervolgens moeten aanwezige voorzieningen worden beheerd en onderhouden.
Techniek alleen maakt een gebouw niet veilig.
Wanneer daadwerkelijk brand ontstaat of een andere calamiteit plaatsvindt, moeten medewerkers weten wat zij moeten doen.
Daarbij komen onderwerpen als BHV, alarmering en ontruiming aan bod.
Een praktisch ontruimingsplan moet aansluiten bij het daadwerkelijke gebouw, de aanwezige personen en de organisatie van de praktijk.
Denk daarbij ook aan patiënten die tijdens een behandeling niet zelfstandig direct kunnen vertrekken.
Inbraakbeveiliging is een ander onderdeel van technisch beheer.
Een alarmsysteem is niet in iedere situatie vanuit de overheid verplicht, maar kan wel worden verlangd door een verzekeraar of voortkomen uit de eigen risicoanalyse.
Daarnaast speelt beveiliging van medicijnen, apparatuur, patiëntgegevens en bepaalde ruimten een rol.
Denk aan:
Ook hier moeten verzekeringsvoorwaarden worden meegenomen.
Cv-ketels en andere verwarmingsinstallaties vragen periodiek onderhoud.
Afhankelijk van type, vermogen en installatie kunnen aanvullende eisen gelden.
Een kleine cv-ketel in een praktijk vraagt een andere benadering dan een groot centraal verwarmingssysteem in een gezondheidscentrum waarin meerdere praktijken zijn gevestigd.
Daarom moet ook hier eerst worden vastgesteld wat daadwerkelijk aanwezig is en wie verantwoordelijk is: praktijkhouder, verhuurder of gebouweigenaar.
Steeds meer tandartspraktijken beschikken over airconditioning of warmtepompen.
Naast comfort spelen hierbij energiegebruik, koelmiddelen, onderhoud en binnenklimaat een rol.
Bij installaties met bepaalde koudemiddelen kunnen verplichtingen vanuit de F-gassenregelgeving gelden.
Ook hier geldt dus dat alleen jaarlijks een onderhoudsbedrijf laten komen niet automatisch betekent dat alle verplichtingen aantoonbaar zijn geborgd.
Goede ventilatie is binnen een zorgomgeving belangrijk.
Behandelkamers kennen bovendien specifieke omstandigheden door aanwezigheid van patiënten, medewerkers, apparatuur en aerosolvormende werkzaamheden.
Een goed technisch beheer kijkt daarom ook naar:
Klachten over het binnenklimaat zijn bovendien niet altijd met een lagere thermostaatstand op te lossen. De oorzaak kan in de complete klimaatinstallatie liggen.
Waterbeheer vormt binnen de tandartspraktijk een afzonderlijk aandachtspunt.
Er moet onderscheid worden gemaakt tussen de drinkwaterinstallatie van het gebouw en het water uit de tandheelkundige behandelunit.
Bij de gebouwinstallatie spelen onder andere:
Voor de behandelunit gelden daarnaast specifieke aanbevelingen vanuit infectiepreventie. De kwaliteit van het unitwater moet worden beheerst en gecontroleerd.
Dat vraagt om protocollen, periodieke controles en aantoonbare opvolging wanneer resultaten afwijken.
Aangesloten toestellen mogen de kwaliteit van het drinkwater niet in gevaar brengen.
Daarom moeten waar nodig passende terugstroombeveiligingen worden toegepast.
Daarbij moet worden beoordeeld:
Ook behandelunits verdienen hierbij specifiek aandacht.
Veel praktijken beschikken over een AED.
Ook daarvan moet worden bewaakt of het apparaat inzetbaar blijft. Denk aan batterijstatus, elektroden, vervaldata, storingen en eventuele onderhoudsvoorschriften.
Hetzelfde principe geldt voor andere veiligheidsmiddelen.
Aanwezig zijn is iets anders dan aantoonbaar inzetbaar zijn.
Naast alle installaties moet ook het gebouw worden onderhouden.
Denk aan:
Bij een huurpand ontstaat daarbij vaak een tweede belangrijke vraag:
Wat is de verantwoordelijkheid van de verhuurder en wat moet de praktijkhouder zelf regelen?
Dat moet uit de huurovereenkomst, demarcatielijst en toepasselijke wet- en regelgeving blijken.
En daar komen we bij de essentie.
Een tandartspraktijk kan voor ieder afzonderlijk onderdeel een uitstekende leverancier hebben.
De leverancier van de behandelunit doet zijn werk.
De installateur onderhoudt de cv-ketel.
De koeltechnicus onderhoudt de airconditioning.
De brandbeveiligingspartij controleert de brandveiligheidsvoorzieningen.
Een gespecialiseerd bedrijf controleert de elektrische installatie.
Een laboratorium onderzoekt het water.
En toch kunnen zaken tussen wal en schip vallen.
Want iedere leverancier kijkt primair naar zijn eigen discipline.
Wie kijkt naar het totaal?
Via Certus adviseert daarom om alle relevante installaties en voorzieningen eerst centraal te inventariseren.
Per onderdeel leggen we vervolgens vast:
Dan ontstaat voor het eerst werkelijk overzicht.
Een praktijkhouder hoeft niet zelf specialist te worden in elektrische veiligheid, brandveiligheid, drinkwater, koeltechniek, medische technologie en gebouwbeheer.
Maar iemand moet wél bewaken dat het geheel klopt.
Dat is precies waar Via Certus kan ondersteunen.
Wij kunnen:
Specialistische werkzaamheden blijven waar nodig bij gecertificeerde en deskundige partijen. Via Certus bewaakt de samenhang en zorgt ervoor dat acties niet blijven liggen.
Daarmee verandert technisch beheer fundamenteel.
De vraag is niet langer:
"Is de cv-ketel onderhouden?"
Maar:
"Weten wij welke technische risico's en verplichtingen onze praktijk heeft, zijn deze toegewezen en kunnen we aantonen dat ze worden beheerst?"
Dat is het verschil tussen losse onderhoudscontracten en professioneel technisch compliancebeheer.
Een tandartspraktijk is immers meer dan een verzameling behandelkamers. Het is een zorgomgeving waarin gebouw, installaties, medische technologie, medewerkers en patiënten iedere dag van elkaar afhankelijk zijn.
Via Certus brengt die onderdelen samen.
Van inventarisatie tot controle.
Van onderhoud tot opvolging.
Van losse rapportages naar één overzicht.
Zodat u zich kunt richten op uw patiënten en wij helpen zorgen dat de omgeving waarin u werkt aantoonbaar in control blijft.
Via Certus – Focus op zekerheid.
