8 tips voor bedrijfscommunicatie

Introductie

Er voltrekt zich een ware communicatie revolutie in de gezondheidszorg. Medewerkers worden steeds mobieler en er is sprake van een toenemend gebruik van mobile devices. Daarbij zijn er veel nieuwe manieren en middelen om informatie te delen en te verwerken. Mede door deze veranderingen neemt de behoefte aan betrouwbare en snelle communicatie verder toe. Kritische communicatie noemen we dat. Snelle en betrouwbare informatie is van cruciaal belang voor een goede bedrijfsvoering en kan van levensbelang zijn.

Ziekenhuizen en zorginstellingen staan voor de moeilijke keuze om opvolging te geven aan de hedendaagse moderne technologie en hun handsets of pagers te vervangen voor mobile devices of te kiezen voor voortzetting van bewezen technologieën. Het is belangrijk om te overwegen wat het effect zal zijn op de bedrijfsvoering, kosten en het toekomstig gebruik. Uiteindelijk blijft het doel onveranderd; het juiste bericht naar de juiste persoon op het juiste apparaat op het juiste moment versturen.

Beschikbare technologie op het gebied van kritische communicatiesystemen

Kritische communicatie is een onderwerp dat niet iedereen bekend in de oren zal klinken, tenzij het uw verantwoordelijkheid is om de communicatie tussen medewerkers, patiënten en uw bedrijfsinformatiesystemen zo betrouwbaar en efficiënt mogelijk in te richten. Kritische communicatie betreft dus de communicatie tussen patiënt en medewerker en van medewerkers onderling.
Gezien de continue veranderingen en ontwikkelingen in de gezondheidszorg zijn er veel onderwerpen, meningen en regels welke in overweging genomen moeten worden voordat het juiste communicatiesysteem gekozen kan worden.

De volgende vijf systemen voor bedrijfscommunicatie zijn beschikbaar voor de gezondheidzorg en bieden ondersteuning aan medewerkers bij het uitvoeren van hun werkzaamheden.

1. Paging. Pagers zijn kleine, in de borstzak te dragen, mobieltjes. Deze meer dan bewezen technologie is betrouwbaar, snel en heeft een low cost of ownership.
2. DECT (traditioneel). Deze technologie heeft zich de afgelopen jaren ook bewezen in de kritische bedrijfscommunicatie. Naast berichtgeving biedt DECT ook heldere spraakcommunicatie.
3. DECT-IP heeft dezelfde eigenschappen als de (traditionele) DECT, met uitzondering dat de infrastructuur gebaseerd is op een IP-netwerk. Dit brengt voor- en nadelen met zich mee.
4. Wifi is geroemd om haar snelle, draadloze datacommunicatie voor laptops en smartphones. Het geschikt maken van een wifi netwerk voor spraak en kritische berichten communicatie vereist enig inzicht.
5. Publiek GSM biedt als enige infrastructuur landelijk data en spraak communicatie. Het nadeel van publiek GSM zijn de maandelijkse abonnementskosten en de vaak slechte tot geen dekking binnenshuis en in afgelegen gebieden.
6. Private GSM (PGSM). De ontwikkelingen op het gebied van PGSM zijn nog in volle gang. Een voordeel van dit systeem is de betrouwbare spraak- en datacommunicatie.

Een overzicht van de 8 tips
1. Betrouwbaarheid is het keyword
2. Altijd en overal beschikbaar zijn
3. Snel communiceren is van levensbelang
4. Initiële kosten; aanschaffen en installeren
5. Vooruitkijken; de operationele kosten
6. De noodzaak van functies
7. Een blik in de toekomst
8. NEN 2575

Uitleg van de 8 stappen

1) Betrouwbaarheid is het keyword

Eén van de meest gebruikte termen op het gebied van kritische communicatie is betrouwbaarheid. Betrouwbaarheid vergroot het gevoel van ‘veilig zijn’. Voelt een werknemer zich veilig dan zal dit ook uitgestraald worden en de werkefficiëntie bevorderen.

De betrouwbaarheid van een communicatiesysteem is afhankelijk van de infrastructuur en de mate van dekking. De meeste traditionele producten zoals paging en DECT (-IP) zijn voorzien van een eigen infrastructuur, waardoor weinig tot geen storingen voorkomen en het systeem 100% dekkend gemaakt kan worden. De basisstations van DECT en DECT-IP hebben echter een beperkte reikwijdte van 20-150 meter. Een goed deployment plan is dan ook noodzakelijk om in de vereiste dekking te kunnen voorzien.

Ondanks de eigen infrastructuur van wifi is de betrouwbaarheid minder sterk in vergelijking met de traditionele producten. Wifi frequenties zijn niet vrij van storing, de bandbreedte wordt gedeeld met andere mobile devices en de reikwijdte is beperkt (+/- 10-30 meter). Publiek GSM heeft de laagste betrouwbaarheidsfactor, vanwege de afhankelijkheid van een derde partij. Daarbij is afhankelijk van de locatie en de bouwconstructie vaak een slechte tot geen inpandige dekking. Private GSM kan hier voor een deel een oplossing bieden. Private GSM is geen techniek die de voorgangers vervangt of opvolgt maar een nieuwe techniek met nieuwe “toekomstige” mogelijkheden.

2) Altijd en overal beschikbaar zijn

De gezondheidszorg is een sector die continu onderhevig is aan veranderingen. De toename van vergrijzing, de noodzakelijke bezuinigingen en personeelstekorten, zijn slechts enkele voorbeelden van veranderingen die direct effect hebben op de manier waarop gecommuniceerd wordt binnen een organisatie of instelling. De grote vraag hierbij is; wordt er alleen binnenshuis gecommuniceerd of er is ook sprake van communicatie buiten het eigen terrein? Ouderen die behoefte hebben aan (intensieve) verzorging of verpleging blijven steeds vaker zelfstandig wonen.

Het streven om buiten de muren van een intramurale instelling gelijkwaardige zorg te bieden, bijvoorbeeld in de eigen woning, neemt in hoog tempo toe. Kortom, er is meer behoefte aan ambulante zorg. De zorg voor patiënten thuis vervangt in toenemende mate het verblijf in een instelling. Medewerkers zullen dus meer buiten de deur aan het werk gaan en moeten als alleen werker voorzien zijn van een device voor kritische communicatie en persoonsbeveiliging.
Communicatiesystemen zoals paging, DECT(-IP), wifi en PGSM bieden een hoge mate van beschikbaarheid binnenshuis.

Mede door het inzetten van meerdere basisstations kan voldoende dekking gegarandeerd worden. Publiek GSM is de enige speler die een dekking buitenshuis aanbiedt. Zoals eerder aangegeven ligt bij publiek GSM de verantwoording voor de netwerkdekking bij een derde partij.

3) Snel communiceren is van levensbelang

Een veel voorkomende irritatie die een ieder bekend in de oren zal klinken; zijn berichten die niet of te laat ontvangen worden. Binnen de gezondheidszorg is het tijdig ontvangen van berichten cruciaal bij het bieden van zorg en een belangrijk criterium voor het te kiezen communicatiesysteem.
De snelheid waarmee een bericht afgeleverd wordt bij de ontvanger is afhankelijk van verschillende factoren:
• Het aantal gebruikers
• Het aantal berichten dat men gelijktijdig wilt versturen
• De beschikbare bandbreedte en de vrije kanalen
• De gekozen techniek

Over het algemeen is de snelheid waarmee berichten verstuurd kunnen worden zeer goed. Met name bij paging gebeurt dit real-time, ongeacht het aantal gebruikers. Bij DECT(-IP), wifi en PGSM gelden er wel enkele beperkingen gezien het aantal gebruikers, berichten en vrije kanalen (hotspots). Ook de bezetting van het netwerk heeft invloed op de snelheid bij DECT-IP, wifi en private GSM. Publiek GSM biedt als enige een “landelijke” dekking, maar dit heeft ook weer nadelen, zoals met enige regelmaat in de media te lezen is.

4) Initiële kosten; aanschaffen en installeren

Het inrichten van een infrastructuur brengt de nodige kosten met zich mee. Met name de installatiekosten kunnen een grote kostenpost zijn.

Paging staat bekend om zijn ‘simplicity’, hierbij hoort ook een eenvoudige installatie. Bij DECT, wifi en private GSM maakt men gebruik van basisstations die allen na een goede deployment voorzien moeten worden van bekabeling en lokale stroom. De netwerk deployment en installatie zijn hier de kostenposten. Indien er gebruik gemaakt kan worden van een bestaand IP-netwerk kan dit de kosten drukken mits het bestaande netwerk voldoet aan de gestelde eisen van de gebruikte techniek. Het aantal access points dat nodig is voor een goede dekking verschilt enorm per gekozen techniek. Een private GSM access point is kostbaar maar biedt de beste dekking.

Een wifi access point is daarentegen, laag geprijsd maar heeft een erg kort bereik. DECT zit qua prijs en bereik in het midden waardoor een kostenvergelijking afhangt van het soort gebouw en het te af te dekken gebied. Het grote voordeel van publiek GSM is dat dit systeem geen initiële infrastructuur kosten met zich meebrengt.

5) Vooruitkijken, de operationele kosten

Een inventarisatie van de onderhoudskosten, het energieverbruik en de overige kosten om de infrastructuur werkend en up-to-date te houden moet inzicht bieden in de totale operationele kosten.
De operationele kosten zijn de kosten die gemaakt moeten worden om het systeem goed te laten functioneren. Deze moeten niet onderschat worden, denk hierbij aan de ICT’ers die het LAN onderhouden en beveiligen, de terugkerende (hoge) licentiekosten en het energieverbruik van de infrastructuur en basisstations.

Paging heeft, vanwege haar ‘simplicity’, veruit de laagste operationele kosten; op onderhoud, licenties en energieverbruik. Wifi, DECT-IP en private GSM maken gebruik van een LAN-infrastructuur en diverse licentie functies. Bij publiek GSM heeft men geen last van de bovengenoemde kosten, maar moet men rekening houden met een vaak kortere levensduur van de toestellen en abonnementskosten per gebruiker.

6) De noodzaak van functies

De ontwikkelingen op het gebied van techniek staan niet stil. Sterker nog, de techniek ontwikkelt zich razendsnel. De mate waarin mobiele technologie wordt ingezet heeft ervoor gezorgd dat deze niet meer weg te denken is uit de maatschappij. Innovaties alom; e-health, wearable devices, wat zal de toekomst ons brengen?
Het is de taak van de werkgever om zijn personeel op een gepaste manier te beveiligen. Het type apparaat dat een medewerker gebruikt, hangt af van zijn functie en werkzaamheden. Zo zijn de behoeften voor (persoonlijke) beveiliging van een psycholoog weer heel anders dan die van een verpleegkundige, laboratoriummedewerker of administratief medewerker.
De belangrijkste functies van paging zijn een betrouwbare berichtgeving en 1 weg-spraak. De applicaties van DECT en DECT-IP zijn voorzien van volledige spraakcommunicatie. Tegenwoordig toch een onmisbare en ‘logische’ functie. Wifi en publiek GSM bieden ook de aanvullende mogelijkheid voor datacommunicatie. Een echte (r)evolutie aan functies voltrekt zich op dit moment met ontelbare applicaties en de snelle adoptie hiervan binnen de gezondheidszorg.

7) Een blik in de toekomst

Door de snelle technologische en maatschappelijke veranderingen en wijzigingen in wet- en regelgeving zal de zorgmarkt altijd een grote dynamiek vertonen met als enige constante factor het bieden van een goede gezondheidszorg. Snelle en betrouwbare berichtgeving zal hierin van cruciaal belang blijven.
Jongeren groeien op met mobile devices en anderen leren ermee omgaan of hebben niet de behoefte om gebruik te maken van deze producten. Een cyclus die zich altijd zal blijven voltooien naarmate de ontwikkelingen op technologisch gebied worden voorgezet. Nieuwe technologieën worden aangepast naar de wensen en behoeften van de gebruiker. De levensduur van producten en de service- en reparatie mogelijkheden zijn indicatoren om de toekomstvastheid van een communicatiesysteem te bepalen. De traditionele kritische communicatieproducten zoals pagers, DECT en wifi zijn robuust en hebben een lange levensduur, mede vanwege de reparaties die kunnen worden uitgevoerd. Devices zoals smartphones en tablets hebben een kortere levensduur en zullen eerder vervangen dan gerepareerd worden. Dit verschil wordt mede veroorzaakt door het hoge tempo waarin nieuwe(re) toestellen met nieuwe functies worden geïntroduceerd.

8) NEN 2575

Zodra de zomer- of wintertijd ingaat, verzetten we allemaal tegelijkertijd de klok. Op elk stopcontact staat een spanning van 230 volt. Afspraken waarvan niemand zal ontkennen dat ze onze samenleving een dienst bewijzen. Hetzelfde geldt voor branche-brede afspraken en -normen, die aangeven dat een product en/of dienstverlening aan een zekere kwaliteit moet voldoen. Voldoen aan een bepaalde norm biedt ook zekerheid en ondersteunt de garantie voor veiligheid in (nood)situaties.
De NEN 2575-norm stelt eisen voor het ontwerp, de uitvoering, de compatibiliteit en de kwaliteit van ontruimingsalarminstallaties die zijn bedoeld om in geval van brand of andere noodsituaties een snelle en ordelijke personele ontruiming van een gebouw en/of buitenruimte te bewerkstelligen.*
Om te voldoen aan de NEN 2575 zullen er kosten gemaakt moeten worden. Bij paging zijn deze laag, bij DECT medium en bij DECT-IP en wifi zijn deze vrij hoog. Publiek GSM kan niet voldoen aan de NEN 2575. * Bron: www.nen.nl

Conclusie
De infrastructuur van paging is simpel en doeltreffend. Door middel van één centrale zender kunnen een heel gebouw en de wijde omgeving communicatie dekkend gemaakt worden. De voordelen hiervan zijn dat het relatief eenvoudig en financieel gunstig is om te voldoen aan eisen die kritische bedrijfscommunicatie en de NEN 2575 stellen aan een infrastructuur.
Met traditionele DECT (ster bekabeling) is het daarentegen al een stuk complexer om in elke uithoek van het gebouw een gegarandeerd goede dekking te verkrijgen. Dit omdat een DECT basisstation maar een korte reikwijdte heeft en elk basisstation een eigen bekabeling vanaf de centrale nodig heeft.

Via Certus, het resultaat is een helder overzicht, hoe en welke zaken geregeld zijn. Hoe we dat doen, neem hiervoor contact met ons op.