Interim capaciteitsplanning Gemeente Utrecht afdeling Jeugdgezondheidszorg

Projectbeschrijving Sr. Adviseur/planner Via Certus

• Adviseur m.b.t. de capaciteitsplanning en begroting
• Proces vertalen in cijfers en in planningen en visa versa
• Analyseren van begrootte cijfers vs realiteit
• Meedenken en implementeren van een nieuw planningsproces (LEAN traject)
• Meedenken over de manier van plannen (met welke cijfers en de inhoud hiervan)• Aansturen capaciteitsplanningsteam
• Aansturen en ondersteuning locatieplanners
• Ondersteuning van het management m.b.t .de capaciteitsplanning en begroting
• Lange termijn planning vertalen naar korte termijn planning
• Op planningsgebied fungeren als linking-pin zijn tussen de locaties en het stadskantoor.

Monitoring binnen de JGZ

De Gemeente Utrecht afdeling JGZ monitort alle kinderen die in Utrecht wonen, geeft voorlichting aan ouders en signaleert waar meer zorg gewenst is. De gegevens van de consulten worden vastgelegd in het digitale dossier van ieder kind. Per JGZ-organisatie vormen de digitale dossiers een waardevolle bron van informatie over de gezondheid en het welzijn van alle kinderen in een gemeente of regio.  

JGZ Gemeente Utrecht

Jeugdgezondheidszorg (JGZ) Gemeente Utrecht voert de Jeugdgezondheidszorg voor 0-18 jarigen en de prenatale zorg uit.

De 200 medewerkers van de JGZ bedienen 18.000 kinderen 0-4 over 8 consultatiebureaus en 51.000 kinderen 4-18 verspreid over 11 wijken.

Uitdagingen

Management, Stafmedewerkers en planners hebben behoefte aan meer inzicht door diverse statistische rapportages.

Er is zowel per team, per wijk als bij de gemeente behoefte aan inzicht op het niveau boven het individu, zoals gezondheidsrisico’s en ontwikkelingsachterstanden.

Binnen de operatie van de JGZ is er inzicht nodig in actuele cijfers.

Operationele Teams

Gemeente Utrecht afdeling JGZ bestaat uit teams, totaal zo’n 200 medewerkers, welke zijn onderverdeeld in aandachtsgebieden 0-4 jaar, 4-12 jaar en 12-18 jaar. In deze teams werken Artsen, verpleegkundigen, Logopedisten, Pedagogen en assistenten. Ieder JGZ-team heeft de vraag hoe het team ervoor staat. Hoeveel kinderen krijgen borstvoeding en hoe verhoudt dit zich tot andere wijken van de gemeente en of landelijk? Wat is het effect van een nieuwe interventie op overgewicht? Hoe doen we het dit jaar vergeleken met vorig jaar? Zijn er meer of minder doorverwijzingen? Continu inzicht leidt tot samen reflecteren op het verbeteren van de kwaliteit.

Management Team

Het management wil gedurende het jaar volgen of de organisatie voldoet aan de prestatieafspraken die zijn gemaakt met de gemeenten en de eisen waaraan ze moeten voldoen, bijvoorbeeld van het RIVM. De cijfers moeten altijd actueel zijn. Met dit inzicht kunnen processen bijtijds bijgesteld worden. Dit vormt de basis van het gesprek binnen de gemeente.

Capaciteitsplanningsteam

Het plannen van personeel en activiteiten in de JGZ is complex. Er zijn veel rekenregels waar rekening mee moet worden gehouden. De capaciteitsbegroting kan continu aangepast worden aan veranderingen zoals langdurig verlof of wijzigingen in een team. De achterstanden en of werkvoorraad en welke locaties met over- of ondercapaciteit zitten. Door middel van forecasting is er vroegtijdig inzicht of extra personeel nodig is.

Opdracht

Hoe krijgt Gemeente Utrecht, afdeling JGZ inzicht in de actuele stand van zaken. Wat is bijvoorbeeld het bereik per deelgebied of per locatie? Opdracht maak het inzichtelijk en ondersteun bij de hervorming van de afdeling Capaciteitsplanning.

Capaciteitsplanning begint met strategisch kader

Het regelmatig afstemmen van capaciteit op een centraal niveau levert grote voordelen op in termen van efficiency, kwaliteit en stuurbaarheid. Het doorvoeren van een integrale manier van capaciteitsverdeling is wel een uitdagende klus. Het vereist namelijk het maken van strategische keuzes en een juiste organisatorische verankering.

Organisaties gaan aan de slag met tactische planningsystemen, maar bereiken hiermee suboptimale eindoplossingen. Om dit te voorkomen, is het essentieel dat een organisatie eerst het strategisch kader scherp heeft waarbinnen ze capaciteitsplanning gaat inzetten. Om dan vervolgens vanuit dit kader te bepalen welke doelen men wil  bereiken met plannen. Deze doelen zijn potentieel conflicterend:

• Zet je dit middel in voor verhogen van de kwaliteit en service in de organisatie?

• Is het doel het vergroten van efficiency?

• Of moet de stuurbaarheid worden verbeterd door duidelijker operationele middelen te   verbinden met strategische doelen?

Opgeleverd

Via Certus heeft een bijdrage mogen leveren aan een herstructurering van de planning en het planningsteam. Er is een nieuw rooster ontwikkeld voor een beter inzicht van de inzet op de locaties en of deelgebieden. De grootste uitdaging zat in de capaciteitsbegroting, hiervoor is er een overgang gemaakt van een productenboek in word en een begroting in Excel naar Diver. Diver is een capaciteitsplanningstool welke op basis van BI, eenvoudig inzicht geeft in de begroting, de capaciteit en het geen begroot versus toegekend. Dit hebben we begeleid van sketch tot een functioneel ingericht systeem, bestaande uit een productenboek, een begroting, een capaciteitsberekening, medewerkerskaarten, locatiewerkplannen en vele rapportages op elke niveau in te regelen.

‘Met Diver krijgt de Gemeente Utrecht, zowel inhoudelijke, procesmatige als organisatorische zaken boven water. De teams kunnen de dashboards op elk moment raadplegen voor actuele inzichten. Het liefst zou ik er nog veel meer mee willen werken.’

Succesfactor

Wij kennen de sector van de JGZ goed. De organisatie bepaalt zelf de mate van ondersteuning die gewenst is bij het inrichten van oplossingen; van zelfredzaam tot volledige outsourcing. Wij hebben oog voor uw unieke behoefte en context.

Het resultaat is een helder overzicht, hoe en welke zaken geregeld zijn. Hoe we dat doen, neem hiervoor contact met ons op.